Reporting? Solo amministrazione o il biglietto da visita del progetto

La domanda è retorica, ma non tutti i nostri clienti pensano il rapporto è IL biglietto da visita del progetto. Ancora incontriamo dei “reticenti” che schiacciano verso il basso la fase finale del progetto. Chi pensa che le fatiche del progettista si fermino all’aggiudicazione del progetto sbaglia. Da questo punto in poi rimane da percorrere la seconda parte del progetto, vale a dire la “gestione” che termina con la presentazione del rapporto finale. Ad oggi abbiamo gestito e rendicontato progetti per oltre 17 Milioni di Euro.   Vi raccontiamo le difficolta che incontriamo in questa fase. Gli ostacoli in parte li abbiamo superati, in parte no in quanto lavoriamo sulle informazioni del Cliente e a quality IN corrisponde quality OUT. Le difficoltà:

Ridotto valore attribuito al rapporto finale. Il progetto è nella fase finale, spesso dopo mesi di gestione difficile, con una stazione appaltante non sempre pienamente collaborativa. Il rapporto finale è spesso vissuto come una necessita amministrativa e non come l’occasione per raccontare i cambiamenti portati dal progetto e per capitalizzare sui risultati raggiunti. Pertanto, il contributo del capofila si riduce alla sola parte contabile.

Troppa amministrazione e pochi contenuti. Purtroppo si! complice anche i requisiti della stazione appaltante che in alcuni casi focalizza la sua attenzione sulla correttezza delle fatture e non sulla correlazione spesa >< risultato. Visto dalla parte del tavolo di chi esegue il progetto, ricevere nel corso della vita del progetto, solo note e/o richiami sugli aspetti amministrativi e non sul raggiungimento dei risultati attesi non è cocktail energetico  e giustifica (in parte) la disaffezione per i contenuti.

Difficolta nella raccolta dati. Il rapporto finale conclude e racconta un ciclo che generalmente e’ iniziato 36 mesi fa’. Nelle nostre esperienze più recenti, fatichiamo a cercare dati, immagini e fotografie che testimoniano, quanto è stato realizzato. Se ci sono dei rapporti intermedi, come spesso accade, siamo fortunati perché attingiamo da quelle informazioni.  Dovremmo fare meglio in questo senso, ricercando una maggiore sistematizzazione durante l’esecuzione.

Sempre con l’acqua alla gola. Siamo dei fautori della programmazione ma delle volte siamo sopraffatti dagli impegni interni del beneficiario, che rimane poco attento alle scadenze che sono vincolanti per il pagamento finale. Il caricamento sulle piattaforme elettroniche della stazione appaltante aggiunge difficoltà alla complessità. Chi si riduce alle ultime ore per caricare il rapporto (e le fatture), non si potrà poi lamentare che la piattaforma non funziona….

In soldoni, conosciamo le “buche del percorso” e sappiamo come evitarle. Avete bisogno di una mano per la gestione del vostro progetto? Scriveteci

Author: 
Roberto Carpano
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